Spesso reperire una comunicazione o una lettera, sia in ingresso che in uscita, o un documento anche importante comporta perdite di tempo, stress e lunghe ricerche negli archivi cartacei, sovente con il rischio di smarrimento o irreperibilità, senza un appropriato sistema di tracciabilità. Anche quando la gestione documentale viene effettuata in modo meticoloso e puntuale dal personale preposto, può capitare che un dirigente, il capo ufficio o un responsabile non riescano a rintracciare una comunicazione specifica in mancanza dell’amministrativo addetto, dipendendo in tutto e per tutto dalla sua presenza in servizio.
L’applicazione “TaleteWeb – Gestione del Protocollo” è un semplice ma utile strumento, di immediato utilizzo, che garantisce la gestione condivisa, efficace ed efficiente, del protocollo aziendale direttamente sul web.
Funzionalità
- Possibilità di registrare ed archiviare qualsiasi comunicazione/documento in entrata e in uscita, assegnando una categoria, una tipologia e una posizione fisica nell'archivio tradizionale
- Possibilità di caricare e archiviare in piattaforma i documenti direttamente in formato digitale
- Possibilità di caricare e archiviare in piattaforma i documenti cartacei scannerizzati
- Reporting semplice e immediato che permette, tramite filtri avanzati, una rapida rintracciabilità del documento/comunicazione/corrispondenza associato ad un numero di protocollo
- Integrabile con firma digitale, firma grafometrica, gestione documentale e conservazione sostitutiva
Valore Aggiunto
- Azzeramento delle perdite di tempo per rintracciare documenti e comunicazioni in entrata e in uscita
- Eliminazione dei rischi di smarrimento o alterazione irrimediabile di documenti/comunicazioni/corrispondenza importanti
- Possibilità di tracciare e rintracciare le comunicazioni e la corrispondenza, accessibile in modo diretto a tutte le funzioni autorizzate
